一、 接待会议类别
1、各科研机构、机关、学校，各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班；企业业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等。
2 、接待会议人数：不限。
3 、会议标准参考：（按客房的要求可提供各种标准的接待）。
（1）会议酒店范围：二星级酒店，三星级酒店，四星级酒店，五星级酒店。
（2）会议室范围：根据需要可提供 5 人至 1000 人的会议室或报告大厅。
（3）会议用餐范围： 我们将根据参会人员的喜好，为您预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等 ; 我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐最佳的用餐地点 。
（4）会议用车范围：丰田面包车、依维柯、金龙中巴（大巴）、瑞典沃尔沃、韩国现代（大宇）、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车，任你们选择。
（5）会议接站及用车 我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆 ; 我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店， 优惠价格提供会议期间用车服务。
（6）会议票务：免费代订往返程飞机票，代订返程火车卧铺票。
（7）旅游考察安排：提供多条考察线路，优惠价格安排参会代表的会后考察活动。
（8）会议娱乐及活动：协助会议期间的各项娱乐活动，回答客户的咨询并提供实惠选择的建议！ （以上为一般性的会议范围，具体的会议、会展、活动、具体建议，具体策划、具体协商）。
二、
会议接待程序 ：
(一）、会前
1、与会议主办方洽谈
2、提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方
3、 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
4、确定方案，签订合同，预付定金。
（二）、会中
1、会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2、会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。
3、会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
4、会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。
5、会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。
6、会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
7、会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
8、会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
（三）、会后
1、 结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐
资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。
三、会议接待准备
1 、为会方砍价，节约经费，代 订各地优惠客房
2 、提供会议所需的白板、纸笔、音像设备、投影仪、互联网、普通多媒体及其它相应的服务；
3 、为代表提供礼仪、公关、文秘服务；
4 、代表展品的托运代办（航空、铁路、公路 )
5 、为会议组织者提供互联网上网方便
；
四、会议服务项目：
1 、及时准确提供酒店、大小交通（机票、火车票）、旅游信息，针对您所需的服务项目第一时间的策划与报价。
2 、如果您需要亲临现场考察，我们会有专人协助您的工作。
3 、执行双方确认的协议条款，在保证您所需的服务的前提下，保护双方的合法权益
4 、提供会议签到台，并有专人协助会务组分发资料，办理相关入住手续。
5 、会议期间及时叫早、叫醒服务使参会代表安心休息。
6 、参会代表离店前，有专人协助办理离店手续节省大家时间，同时为部分延住、晚离店代表办理相应手续。
7 、会议期间，根据具体情况，适时提供会务人员部分免费房（ 1--2 间）。
8 、根据会务组要求给会议重要领导住房赠送鲜花和水果。
9 、协助会务组布置会场和绿化。
10 、如果您需要在会议答谢宴会上穿插即兴的文娱活动，我们能为您安排最好的节目与演员、乐手，提升现场气氛。
11 、免费为会议提供会议提示牌、水牌和席位卡。
12 、根据实际情况，提供收费 / 免费机场、火车站接送服务，如有参会者需提前返程，可提前预定返程机票。
13 、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一份具有当地特色的纪念品，我们会提供必要的服务及信息，并协助您采购。
14 、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一次难得的旅游活动，我们会为您提供最优质的旅游行程、游览到最好景区景点、安排最佳时间段飞机航班、品尝到当地最具代表性的风味餐、最好的导游、驾驶技术一流的师傅和车况良好的旅游车辆，同时报给您一个合适公道的价格。 15 、公关礼仪：
礼仪小姐（现场礼仪接待，派发资料，形象展示）
空飘（氢气球充气、升空）
花篮（大、中、小号订做）
签到笔薄（专业用品）
摄影摄像（专业摄影公司、专业摄影师）
16 、印刷设计：很多文字性的宣传资料，由于量大不便携带，我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。名片单色 / 多色的制作； 意见调查表格；相关资料的打字、复印、印刷；彩旗的制作等。
17 、物品配送：
酒水食品：如会议期间会务方需要烟、饮料、矿泉水、食品等日常生活用品，我方可代购； 办公用品：代办会议期间，会务组所需的办公用品；
纪念礼品 ：提供礼品、旅游纪念品的咨询、选送等服务。
18 、订票服务：免费代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票；代订全国各地返程火车硬（座）卧铺车票。
19 、邮政速递：文件资料包含印刷品，信函、明信片、大、小件包裹的代为发送、寄出。 20 、汽车租赁：优惠价格提供会议期间用车服务。丰田面包车、依维柯、金龙中巴（大巴）、瑞典沃尔沃、韩国现代（大宇）、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车，任你们选择。
五、会议会展服务指南
1 、根据客房的意愿、要求，策划、组织、执行会议的各项接待工作，让会议客户放心、满意最大化；让会议接待服务优质最大化。
2 、免费代订各星级酒店、各级餐厅、各种会议室并给予客户最优惠内部协议价，做好会议用房、会议用餐、会议室的使用等各项工作。
3 、会议期间免费提供 1-3 名经验丰富的接待人员全天协助会议工作（包括办理代表签到、解释、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置等工作），做好会议期间的协调服务工作。
4 、按要求安排会议接站工作，指派专车到机场、火车站免费接送参会代表，免费代订返程飞机票。
5 、按要求为其提供相关的外语翻译、摄像、礼仪、公关、文秘等服务。
6 、按照要求及会议的具体地需要，提供白板、纸笔、音像设备、投影仪等各种会议设备
7 、我公司可根据会议的内容、课题等，邀请相关课题的专家授课，为客户提供相关的建议、邀请安排及其相关的具体工作。
8 、按要求为会议期间的重要客人提供特殊照顾、服务（如提供高档豪华专车、娱乐建议等）。
9 、以最优惠的价格、最优质的服务，组织、安排参会代表的会后观光、考察活动，做好观光、考察期间的 “ 吃、住、行、游、购、娱 ” 的各项观考察安排。
10 、按要求提供会议或会展期间的后勤保障工作和外围协调服务，代办会展用品的航空、铁路托运和云南土特产及会议礼品。